Meldeportal Hinweisgeberschutzgesetz

Hinweisgeberschutzgesetz - Interne Meldestelle der Volkshochschule Meppen gGmbH

Hinweisgeberschutzgesetz - Interne Meldestelle der Volkshochschule Meppen gGmbH

Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber leisten einen sehr wichtigen Beitrag zur Aufdeckung und Ahndung von Missständen. Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dient dazu, Benachteiligungen von hinweisgebenden Personen auszuschließen und ihnen Rechtssicherheit zu geben. Somit können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen Hinweis abgeben, vor dienst- und arbeitsrechtlichen Repressalien geschützt werden.

Gründe für die Abgabe einer Meldung können u.a. Rechtsverstöße wie Korruption, Bestechung, Verschwendung, Diskriminierung oder sexueller Missbrauch oder Verstöße gegen das Mindestlohn-gesetz sein. Darüber hinaus kommen noch Verstöße gegen den Arbeits- und Gesundheitsschutz und Gefahren für Leib und Leben o.ä. infrage.

Wir haben für die Abgabe solcher Hinweise durch unsere Angestellten eine Meldestelle eingerichtet, die ab sofort von Herrn Wolfgang Hockmann als Ombudsmann geleitet wird. Er arbeitet unabhängig und vertraulich und kümmert sich um das jeweilige Anliegen. Außerdem ist er zur Anonymität und zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichtet.

Erreichbar ist die interne Meldestelle über folgende Kontaktdaten:

Anschrift:    Wolfgang Hockmann, Weißer Weg 71, 38302 Wolfenbüttel

Internet:      www.hocqua.de

E-Mail:         hockmann@hocqua.de

Mobil:          0157-74651496

Eine persönliche Zusammenkunft der hinweisgebenden Person mit unserem Ombudsmann ist nach vorheriger Terminabsprache an einem neutralen Ort möglich.

Die Aufgaben der Meldestelle bestehen u.a. in der Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschrif­ten, interner Regeln und der Prinzipien unserer Verhaltensgrundsätze im Zusammenhang mit dem Hin­SchG sowie in der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintli­chen Verstößen gegen Gesetze oder Richtlinien.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Meldende zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von hinweisgebenden und allen Personen, die zu Untersuchungen in unserem Unternehmen beitragen, werden nicht toleriert.

Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Hinweise zum Datenschutz

Wir möchten Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems (HinSchG) aufklären, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen bei der Volkshochschule Meppen gGmbH abgeben. Daher lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise vor der Abgabe einer Meldung bitte sehr aufmerksam durch.

1. Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Re-gelverletzungen gegen die Volkshochschule Meppen gGmbH auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems begründet sich auf das berechtigte Interesse der Volkshochschule Meppen gGmbH an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für unser Un-ternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG).

Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten der Volkshochschule Meppen gGmbH, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammen-hang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Widerruf der Einwilligung kann nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da die Volkshochschule Meppen gGmbH verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb dieser Zeit zu informieren.

Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identi-tät des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z. B., wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert. Sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befin-den sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten der Volkshochschule Meppen gGmbH als auch der Behörde oder des Gerichts.

2. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende perso-nenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:

a. Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,

b. Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,

c. die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,

d. ob Sie in der Volkshochschule Meppen gGmbH beschäftigt sind und

e. gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.

Die an das Hinweisgebersystem abgegebenen Daten sind passwortgeschützt und nur dem beauftragten Ombudsmann sowie seinen Vertretungen zugängig. Der Ombudsmann prüft den gemeldeten Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Dabei werden

die Daten streng vertraulich behandelt. Bei Abgabe wissentlich falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Per-son zu diskreditieren (Denunziation), oder dem Unternehmen zu schaden, kann die Vertraulichkeit aller-dings nicht gewährleistet werden.

In bestimmten Fällen besteht für die Volkshochschule Meppen gGmbH die datenschutzrechtliche Ver-pflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist ge-setzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die kon-krete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird zusätzlich sichergestellt, dass dabei keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weiter-gabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder daten-schutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung ist unter bestimmten Umständen die Daten-weitergabe an bspw. Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden oder sonstige Verwaltungsbehörde er-forderlich. Jede verantwortliche Stelle oder Person, die eine Meldung nach dem HinSchG bearbeitet, ist dem Datengeheimnis verpflichtet.

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurtei-lung erfordert und ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis be-steht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Spei-cherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

3. Ihre Rechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung. Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Da-tenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei eingereicht werden und sollte möglichst an die in diesem Datenschutzhinweis aufgeführten Kontaktdaten erfolgen.

Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten, insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises, noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter Punkt 1. Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichts-behörde zu, z.B. Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hanno-ver, www.lfd.niedersachsen.de

4. Ihr Ansprechpartner

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie unter www.vhs-meppen.de/datenschutz/ Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpart-ner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragter der Volkshochschule Meppen gGmbH: Wolfgang Hockmann, 0157 74651496, datenschutz@vhs-meppen.de